Platforma Microsoft 365 (do niedawna Office 365) to rozwiązanie chmurowe, a zatem z założenia nie tylko efektywne ekonomicznie, ale także szybkie i proste do uruchomienia. To jednak pojęcia względne. Coś co jest proste w przypadku użytkownika domowego czy jednoosobowej firmy, już takie nie jest w przypadku dużego czy nawet średniego przedsiębiorstwa.

„Wyzwanie jest tym większe im większa, bardziej złożona jest organizacja. Jak spersonalizować usługi i narzędzia do potrzeb grup czy nawet poszczególnych pracowników? Jak przenieść pocztę, z której dotychczas korzystali użytkownicy w sposób niezauważalny dla nich a przede wszystkim – dla klientów? W niektórych firmach, to operacja na bijącym sercu. Nie może trwać zbyt długo, nie może się nie udać, bo straty finansowe i wizerunkowe mogą być wysokie” – mówi Marcin Siemiński, Business Development Manager FAST IT, który niedawno uczestniczył w projekcie zrealizowanym dla Radia Łódź.

Bez marginesu na błędy

Radio Łódź to regionalna rozgłośnia Polskiego Radia z siedzibą w Łodzi oraz studiami regionalnymi. Radio współpracuje także z korespondentami regionalnymi w różnych częściach województwa łódzkiego. Nadajniki zlokalizowane w Sieradzu, Wieluniu i Wieruszowie nadają zmodyfikowaną wersję programu – to Radio Łódź nad Wartą.

Rozgłośnia, której historia sięga początku lat 30-tych ubiegłego wieku konsekwentnie wdraża nowoczesne technologie. Najnowszym projektem było uruchomienie platformy Microsoft 365.

Kluczowym wyzwaniem tego projektu była właśnie wspomniana wcześniej migracja poczty i dla ponad setki użytkowników. Wszyscy pracownicy mieli zachować swoje adresy e-mail, zawartość swoich skrzynek pocztowych, a przy tym miało się to odbyć w sposób niezauważalny dla nich i przede wszystkim dla słuchaczy. Radio jest z nimi m.in. na potrzeby prowadzonych konkursów w stałym kontakcie e-mailowym.

Druga kluczowa kwestia to personalizacja usług oraz narzędzi wchodzących w skład Microsoft 365 . Poszczególne grupy pracowników miały mieć dostęp do różnych narzędzi i usług, do wybranych współdzielonych skrzynek pocztowych, a niektórzy – ze względu na pracę w oddziałach regionalnych – inne stopki w mailach. W tym obszarze największym wyzwaniem było jednak przeniesienie do usługi chmurowej ustawień z lokalnego kontrolera domeny, innymi słowy takie wdrożenie platformy Microsoft 365, żeby użytkownicy logowali się do poczty oraz innych usług za pomocą tego samego loginu i hasła, które wykorzystywali dotychczas logując się do lokalnych systemów.

„W takim środowisku biznesowym nie ma miejsca na pomyłkę. Może na pozór wdrożenie Microsoft 365 wydaje się trywialne, ale wcale takie nie jest. Trzeba dokładnie wiedzieć co się robi. I to się nam udało” – mówi Robert Mostowski z FAST IT.

Chmura z dodatkową warstwą bezpieczeństwa

Produkcyjny start platformy Microsoft 365 miał miejsce w połowie czerwca. Trwający miesiąc projekt realizowany był dwuetapowo: pierwszym było wdrożenie firmowej poczty opartej o usługę Microsoft 365, natomiast po jego zakończeniu rozpoczęły się prace związane z uruchomieniem lokalnego backupu dla Microsoft 365.

Radio Łódź nie może pozwolić sobie na utratę jakichkolwiek danych, nie może zaakceptować, żeby zaginęła choćby jedna wiadomość, dlatego chciało zabezpieczyć się na wypadek nadzwyczajnych okoliczności mogących uniemożliwić dostęp do infrastruktury IT w chmurze.

„Gwarancję zabezpieczania danych – bo Microsoft gwarantuje niezawodność infrastruktury chmurowej, natomiast właścicielem danych w chmurze jest klient i to on odpowiada za swoje dane – zapewnia Veeam Backup dla Microsoft Office 365. To nowoczesne rozwiązanie do wykonywania kopii zapasowych dopasowane do specyfiki platformy Microsoft 365. Wykonuje ono backup wszystkich danych każdego użytkownika a w przypadku problemów, umożliwia odtwarzanie danych pojedynczych osób, nawet jeśli od kilku lat nie pracują już w organizacji. Warto pamiętać, że utrata części danych przechowywanych na platformie Microsoft 365 niestety jest możliwa. Dzieje się tak na przykład, gdy użytkownik celowo usunie wiadomość lub plik w usłudze One Drive. W Radiu Łódź wdrożyliśmy rozwiązanie Veeam Backup for Microsoft Office 365 które zapewnia kompleksową ochronę wszystkich informacji – nie tylko poczty, ale także zapisanych w usługach OneDrive czy Teams” – mówi Jarosław Korczyński z FAST IT.

Okiem administratorów Radia Łódź

Wdrożenie Microsoft 365 to przede wszystkim ograniczenie kosztów, uproszczenie infrastruktury oraz zaserwowanie dodatkowych, istotnych dla radia, narzędzi dla użytkownika końcowego. Radio Łódź od momentu wdrożenia nie utrzymuje serwera poczty po swojej stronie a co za tym idzie ochrona serwera, systemu pocztowego, walka ze spamem, leży po stronie Microsoft. Użytkownik otrzymuje przejrzyste workflow gdzie z dowolnego miejsca ma dostęp do swoich dokumentów, a co istotne narzędzi, które do tej pory były dostępne jedynie w firmie.

„Z racji spójności chmury ze środowiskiem Active Directory, administrowanie jest łatwe i przyjemne. W prosty sposób zarządza się licencjami, które przypisujemy do konkretnych użytkowników. Tworzenie kont pocztowych, aliasów, realizacja dostępu do wielu skrzynek z poziomu jednego użytkownika to czysta przyjemność. Udało się zrealizować wszystkie założenia za co możemy serdecznie podziękować zespołowi wdrożeniowemu z FAST IT – mówi Wojciech Strakowski – Kierownik Działy Techniki Radiowej i Informatyki.